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世界衝撃TOEIC攻略法

第34回 Small talks bring big talks! 雑談のコツ!

皆様、こんにちは。

いつもブログを読んでくださり、ありがとうございます。

前回は長文読解と要約のコツについてお話してきました。

今回はビジネスの場面では話せるけれど、なかなか雑談が難しいという声にお答えして、雑談のコツについてお話したいと思います。

ビジネスの場面では、専門用語を知っているし、いつも同じようなパターンなのでうまく意思疎通がはかれるけれど、雑談になると途端に話せなくなるという方も少なくないようです。

しかし、雑談は取引先の内情を教えてもらえる機会になったり、相手との信頼関係を構築していくきっかけにもなったりする、実は重要な機会です。

私自身もパーティーや会議休憩中の雑談がきっかけで、大きな仕事のチャンスやキャリアアップ、収入アップの機会をいただきましたので、詳しくそのポイントをお話していきましょう。

雑談は英語ではsmall talkといいます。
ちょっとしたことをお話するから、小さいお話ということですね。
でも、いかなる人間関係も、このsmall talkから始まり、big talkに繋がります。

Small talkで成功するポイントは、
1. 相手の情報を収集しておく。(出身地、趣味、経歴、家族構成など)
2. 相手に聞きたい質問を用意しておく。(上記に関すること)
3. 話しやすい話題を用意しておく。(スポーツ、旅行、時事、映画、出身国など)
4. 話しにくい話題はさける。(政治、宗教など)

例えば、今週John前田さんという日系アメリカ人の方を通訳させていただくことになったという設定で、彼の例を使ってどう準備していくのかをお話しましょう。

まず、プロフィールをインターネット上で探します。
この方は著名人ですから、Wikipediaでプロフィールが手に入りました。
ですが、現在は、Linked inやfacebookをしている方も多いですし、以前会ったことがある同僚などから聞き取り調査をしても良いでしょう。

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ジョン・マエダ (1966年 - )は、日系アメリカ人のグラフィックデザイナー、 計算機科学者、 大学教授、作家である。彼はデザインとテクノロジーの両方を融合する作品を追求している。現在はロードアイランドデザイン学校の学長でもある。[1]
ジョン・マエダはポール・ランドやMuriel Cooperの作品に出会うまでは、MITのソフトウェア工学を専攻する学生であった。Muriel Cooperは MITのVisual Language Workshopのディレクターであった。MITで修士課程までを修了した後、ジョン・マエダは日本の筑波大学筑波大学大学院芸術学研究科で博士課程を修了した。
1999年、彼はエスクァイア[2]に、21世紀の最重要人物として掲載された。
2001年にはコミュニケーションデザインにおいて米国ナショナルデザインアワードを受賞、また日本においては毎日デザイン賞を受賞した。 [3]
現在は Design Futures Councilのシニアフェローでもある。[4]
2006年、彼は人々の生活を複雑性から解放する研究に基づいた『シンプリシティの法則』を出版した。この著書は彼の中でも最も広く知られている。
他にもTEDや他の機会で講演していることもわかり、その講演も聞きました。聞きたい方は是非、下記から聞いてみてください。
TED John Maeda his journey in design:
http://www.ted.com/talks/john_maeda_on_design.html
=================================

調べた結果、出身地は米国のシアトルで、ご実家は豆腐屋でした。趣味はわかりませんでしたが、MITで計算機工学を勉強した後にデザインを勉強し、筑波大学で博士号を取得したことがわかりました。家族構成はクリスさんという奥様との間に5人のお嬢さんがいらっしゃるとのこと。
これで1が終了ですね。次に2に移ります。

ここは自分の興味がある内容で、相手も答えてくれそうな内容を考えます。
1. What brought you to Tsukuba?(筑波大で勉強しようと思った理由は?)

2. What do you like to do when you have time? Not staring at stabled documents, that I know.(趣味は?ホチキスで止められた書類を見つめることではないことは(TEDトーク)からわかってますが。)

3. Any benefits of "child labor" at Tofu-store? Do you think your keen observation was cultivated at those days?(豆腐屋は児童労働のように大変だったとTEDトークでお話されてますが、そこから得られたことはありますか?鋭い観察眼はその頃に養われたと思いますか?

3に移ります。
1. I loved your story about Cape Cod. Do you plan to go back again anytime soon? ケープコッドのお話とっても良かったですよ。またすぐ訪問するご予定ありますか?

2. You've been all over the world. Any country that you have never been to but would like to? 世界中いろいろな国を訪問されてますが、まだ行ったことなくて行ってみたい国なんてありますか?

1. は今年のTED talkの中で研究に疲れて休暇をとった時に訪問した場所であるという事前の情報から、また行かれる予定あるのですか、と聞いています。
2. は同じ講演の中で、世界中デザイナーとして訪問されているという情報から、聞いている質問ですね。

4点目の避けるべき話題について。
お父様が経営されていた豆腐屋の行方も気になりましたが、お父様がご健在なのかというちょっと微妙な話題に触れてしまうことになりますので、その質問はやめました。
こうした質問をすることで、相手は自分が相手のことを理解しようとしている姿勢を感じることができます。
皆さんも相手が積極的に理解してくれた時は嬉しいですよね?自分がされて嬉しいことを率先してすることは、英語でも同じです。

要は自分が知りたくて、相手にも話しやすい内容をボールとして投げるような感覚でしょうか?
大切なポイントは会話をスタートすること。

スタートしたら後は、相手の回答から質問をしていけばラリーが続きますよね。けれども、あまり相手を質問攻めにしてしまっても尋問のようになってしまいます。

それはどうしたらよいのでしょうか?
それは相手の回答をオウム返しして、ちゃんと聞いたよということを伝えることで相手にちゃんとボールを受け取ってまいすよという安心感をもってもらうことが一つできます。

さらに、私もこうだったのよと自分の体験を少しだけかいつまんで話すこともラポール(信頼関係)を構築する上では効果的です。

なぜなら人間は共通項を見つけることで安心する傾向があるからです。
これは早口の相手には早口で、ゆっくり話す人にはゆっくり話すといった共通項を作り出すことでも、ラポールを作りやすくなります。

英語では早さは相手に合わせるのが厳しければ、声の音量やジェスチャーをまねるだけでも、ラポールは築きやすくなるといわれています。

ではもし相手の回答が聞き取れなかった時にはどうしたらいいでしょうか?
その時は遠慮せずに、繰り返していってもらいましょう。
Sorry I missed what you just said.
Could you repeat what you just said?
Please repeat what you just said.

早すぎてわからない時には、ゆっくり話し手もらうようにお願いしましょう。
Could you please speak a little more slowly?
Could you slow down a little?
Please speak slowly.

表現が難しすぎてわからない時には、言い換えてもらうようにお願いしましょう。
What do you mean by that?
Could you please paraphrase what you just said?
Can you please paraphrase it?
Can you please say it differently?

いかがでしたでしょうか?

今回は英語学習ではあまり取り上げられませんが、実はかなり重要な雑談のポイントお伝えいたしました。

次回もお楽しみに。


第33回 英語の長文読解と要約のコツはこれだっ!

皆様、こんにちは。

いつもブログを読んでくださってありがとうございます。

今日は一つご報告があります。
今年6月30日に開催されるTEDx東京のスピーカーに選定いただきました。会場は渋谷ヒカリエです。観覧は既に閉め切られていますが、ストリーミングされますので是非、ご覧ください。
http://tedxtokyo.com/ja/tedxtokyo-2012/
当日は通訳も行いますので、こちらもお楽しみに。

さて、前回は対面で外国の方と会議する時のコツをお伝えしました。

今回は、ブログが役に立っているとハイキャリアのほうに感想をいただき嬉しかったこともあり、その方のご要望に勝手ながらお答えさせていただきたいと思います。

「国家試験に合格後、大学院に進学を考えております。その際に、英語の長文試験があります。いつか、英語の長文の攻略方法をコラム
にお書き頂けましたらと思います。1ページ全部英文で、内容について要約しなさいという場合、1ページ英文というだけで、気が遠くなってしまっている状況です。」

英語の長文試験ですが、まず、私が習った長文の読み方で目から鱗が落ちた方法をお伝えしましょう。

まず最初の文と最後の文を読み、段落毎に最初と最後の文を読む。

たったこれだけなのですが、英語のエッセイでは最初に導入(introduction)ということで何を伝え、最後に結論(conclusion)を書くルールになっているので、最初と最後を読めばだいたいわかるというとっても効果的な方法です。

例えば、下記の一段落でも、最初と最後の文だけで震災によって日本が大きく変貌したという主旨がわかります。

2011 is a year of transformation for the Japanese. As the world witnessed, the largest earthquake in Japan's recorded history struck offshore of Sanriku, registering magnitude 9. The massive quake was followed by a large tsunami, which caused horrendous damage to an uncountable number of people and to the Fukushima Daiichi Nuclear Power Plant. The crippled power plant is still suffering from the aftermath of the meltdown, which was caused by the unexpected failure of emergency power sources. Because of this catastrophic disaster, many lost their lives, families, houses, or even their jobs. As the saying goes however, every cloud has a silver lining. A huge amount of aid has flooded into the affected area from both within and outside of Japan, and this continues still.

要約を日本語でするのか、英語でするのかこれによって対策も変わりますので、それぞれの場合についてお話いたしましょう。

通訳を目指す方でも、ビジネスで英語を使う方でも、この要約はとても需要です。

逐次通訳では要約の重要性を理解できる方も多いとは思いますが、実は、同時通訳でも同様に要約は大切なのです。

話者が通訳の存在を全く意識せず、弾丸のように話をした場合、英日、日英に関わらず、同じように弾丸で訳すというのも一つの手段ではありますが、それでは聞き手が何を言っているのが分からない場合も少なく有りません。

特にシンポジウムのような一般大衆向けの講演の場合は、特に要約する必要が出てきます。一番重要なことは何かを理解し、余裕があれば枝葉末節を訳すとしていく、この能力もとっても大切です。

ビジネスでも、外資系企業で通訳を使わずにお客様のために、エンジニアやマーケッター自身が要約して本社の質問を伝える、回答を伝えることが必要な場合が少なく有りません。

若干それぞれ訓練の仕方は違いますので、それぞれ説明していきます。

まず、先ほどの質問にあったように英語の長文を英語で要約するという場合ですが、この場合はTOEICやTOEFLの単語対策と同じで、同義語・対義語がとても役立つと思います。

なぜならば、英語で要約する場合は、言葉を言い換える必要があり、逆に言えば、同義語や対義語で言い換えるだけ、自分の言葉に変えることができるようになります。

ただそれでは要約にはなりませんので、凝縮する作業が必要になります。
凝縮するのもコツがあります。

それは言葉の道標である、接続詞などのキーフレーズをしっかり見つけるということが必要です。

例えば、in conclusion, first of all, however, yet, the point is, most importantly, finallyなどの筆者の言いたいことや結論が後に続く接続詞が出てきたら、そこに下線を引きましょう。

まずはこういう道標を見つけて、その次に来る文を先ほどの同義語で言い換えることで、表現を簡潔で短いものにできます。

日本語で要約を考える場合は、全要約を日本語で作り、最後に英語で言い換える代わりに、キーフレーズの後を熟読し、訳して行くことで、より簡単に要訳ができるでしょう。

以上が、要約についての最も重要なポイントです。

次に逐次通訳、ビジネスの場面で、「伝える」という意味での要約のコツをお話しましょう。

英語でも日本語でも話者は考えながら話すことも多く、そのまま訳してしまうとかえって混乱する場合があります。

混乱するとその誤解を解く時間が必要になり、二度手間になりますから、それを回避するためにも事前に要約の練習をしておく事が重要です。

私がやってみてよかった要約の練習法は新聞の社説を200字で要約する練習です。半年ほど続けることで、かなり改善できました。英語の社説も良い練習問題になるでしょう。特に通訳を目指す方には上記の学習をオススメします。

要約する際には語数を少なくして情報を伝える必要があります。
その際に有効な練習の仕方を紹介しましょう。

まず自分で英作文をします。ビジネスのメールは簡潔に内容を伝えることが求められますので、一番練習しやすいかもしれません。

一度、英語で書いてみた後に、英文読解するように見直しましょう。
I thinkが立て続けにある場合は、それはどうしても必要と感じるところはまず消しましょう。さらに抽象名詞で書き換えられるところがないかを考えましょう。例えば、「来週の空いてる日程があればお知らせください。」という日本語を元に英文にすると
"Could you please tell us the dates when you are available next week?"
となります。
Please let me know your availability for next week.
とすれば短くなりますよね。

同時通訳の場合でもこのビジネスのメールでの練習と同じような考え方で自分のパフォーマンスを改善することができます。

教材を選び、まずは自分で文字通りベタ訳をつけ、英語だけを見直して、上記と同じ考え方で、よりある伝えたい概念を一言で伝えられる単語はないかを探し、編集していく練習です。

例えば、
部門間でばらばらに動いている→silo
もっと積極的に参加が必要です→engagement/involvement
是非状況を受けていれもらえると嬉しい→acceptance
などがあります。

いかがでしたでしょうか?

今回は長文読解のコツと要約するという事をキーワードに様々な勉強法を目的に応じてお伝えいたしました。


第32回 即使えるビジネス英語攻略ー対面会議編

皆様、こんにちは。

いつもブログを読んでくださってありがとうございます。
前回はビジネス英語の続・実践編ということで電子メールの書き方のコツをお話いたしました。

今回も目的別の勉強法の続きで、海外の企業や海外の方が入る会議を成功させるためのコツとともに使える英語表現についてお話をしていきましょう。

・資料を日英で用意をする。
・アジェンダ=議題を明確にする。
・名札を用意する。
・プレゼンの構成は英語のプレゼンをお手本にしましょう。
・日本語で書きたい事項を書き出し、英語のプレゼンのテンプレートにいれましょう。
・自己紹介は名前、所属、職務で十分。
・握手をしっかりしましょう。

対面(face to face)で会議を行う時には海外に出張で行くか、あるいは先方がきてくださるのですから、是非、入念に準備して成功するようにしていきましょう。

まず大切なのは事前に議題であるagendaを提案するか、あるいは先方に提案してもらい、会議を開始する前に合意しておきましょう。

もし確実に自社の立場や主張を伝えたい場合は資料を用意しましょう。
英語ができない方もいらっしゃる場合は日英併記の資料が一番互いの混乱を防ぐ上で効果的だというのが私の体感です。

スライドで日英併記とすると文字が小さくなり読み取りにくいなどの懸念がありますが、プロジェクターで表示した時にもとっさに英語だと何が言いたいかを忘れてしまうこともあり得るので、一番安全な方法としてとらえていただくと良いと思います。翻訳チェック者も確認しやすいので、メリットは大きいと思います。

当日に名札に名前と肩書きを書いて机の上においておくというのも、とても有効です。
初めて外資系で通訳の仕事をした時に学んだことですが、こうすると、誰がどういう立場で話しているのかを、名刺を机の上で並べることなくできるからです。
もちろん人数が数名と少なければそこまではいらないでしょう。

まず会議を開始する場を和やかにするために少し相手を思いやる言葉をかけてあげましょう。
凍った空気を溶かすような言葉のことをIce breakersと言います。

例えば、
When did you fly in?いつ来日したんですか?
Did you sleep well last night?昨夜はよく眠れましたか?
Jet lag is sure hard isn't it?時差ぼけはつらいですよね?
I hope you will have sometime to sightsee. 少し観光する時間もあると良いですね。


少し和んだところで、会議を開始しましょう。
Let's kick off the meeting.(会議を開始しましょう。)
May I start the meeting?(会議を開始してもよろしいでしょうか?)

最初に挨拶を一番上の方にしてもらいましょう。
自社が主催してる場合は
Thank you very much for coming all the way from the U.S.(はるばる米国より来日ありがとうございます。)
We are very appreciative of you agreeing to meet with us.(会議開催にご同意くださり誠に感謝いたします。)
We are determined to have a candid discussion to conclude the deal.(取引をまとめるため率直な話し合いをする所存です。)
Should you have any questions, please feel free to ask.(質問があれば、気軽にお聞きください。)

相手側が主催する場合は
Thank you very much for hosting us in California.(カルフォルニアで我々を迎えてくださりありがとうございます。)
We are very thankful for your hospitality.(歓待・おもてなしに感謝いたします。)

次に議題を確認しましょう。
Let me go through the agenda.(議題を確認いたしましょう。)
Let me start with reviewing the agenda.(議題の確認からやっていきましょう。)
Any questions or additions?(質問や追加する項目はありますか?)

自己紹介をしましょう。
I am Yayoi Oguma, in charge of the development of handsets.(小熊弥生です。端末開発を担当してます。)
I am Nobuko Tanaka, a sales rep for Tier 1 carriers.(田中信子です。Tier1通信事業者の営業担当です。)
自己紹介は英語の肩書きが名刺に書いてある場合はそれを読み上げるだけでも十分です。

「よろしくお願いいたします。」といいたくなると思います。
Nice to meet youで十分です。
これから一緒に仕事をすることを楽しみにしてますという言い方にしても良いです。
We are looking forward to working with you.

もちろん名刺交換を始めに全員としてれば自己紹介は省いても良いでしょう。

資料の確認をしましょう。
番号を振っておくと、いちいち表題を読み上げることなく、全員がどの資料を参照しなきゃいけないのかわかるので、特に資料が多い会議ではおすすめです。
I suggest that we assign serial numbers to the meeting materials.
(会議資料に番号を振ることを提案します。)

この後、それぞれのプレゼンすることになります。
プレゼンする際には、是非、事前に何度も声を出して練習しておきましょう。
私もよくやりますが、録音しておくと、かかる時間も確認できますし、自分の発言がわかりやすいかどうかもわかり、かつ、本番の日まで何度も聞くと耳からも覚えることができるので、おすすめです。

プレゼン作成のコツをお伝えしましょう。
まずは、伝えたい事を一度箇条書きにして、一番大切な結論、伝えたいメッセージから伝えるようにしましょう。

自分が一から作るよりも、出来上がっているスライド一式を同僚、先輩などからもらうか、テンプレートをインターネット上からダウンロードすると作りやすいと思います。

Business presentation templatesをキーワードにして検索するとヒットします。

他には、自分のプレゼンテーションのキーワードを英語にして検索して、いつくか例を見て、それの良いところを組み合わせ、さらに自分らしいところも加えて、作成していくことも有効です。

ほとんどのプレゼンテーションの流れは、取引先に売り込むような場合は次のようなものが多いようです。

Title: 題名、自分の名前、肩書き、日付
Agenda:目次あるいは議題。日本語は長く書くことが多いようですので、キーワードを見極めて簡潔に伝えましょう。
Issues:現状の問題点。できるだけ図解にしましょう。言葉に依存しなければしないほど、言葉の壁なく各国の方にわかってもらえるメリットがあります。そのプロセスの中で自分の言いたいことも明確になります。
Examples:問題点が自明でなければ、具体的な例を出す。言葉で補うという感覚よりも、伝えたい言葉自体を書き込むようにしましょう。目と耳と両方で訴えれば、より伝わります。
Solutions:問題に対する解決策。
Business case/Use case:その解決策を使って実例。ここでもどういう条件で解決策が導入されたのかも含めて、スライドに書き込みましょう。
Conclusion:結論。Issueがsolutionによって解決され、どんなメリットがあるかも書きましょう。
Thank you:お礼

プレセンテーションの中でよく使われる表現を書いておきます。
・Let me walk you through this presentation.(プレゼンさせていただきます。)
・What I will be covering today is (今日お話する内容は、
1. To point out an issue in the medical industry. 1、医療業界の問題を指摘し、
2. To give you some examples of the issue. 2、問題の例をいくつかお話し、
3. To propose our solution.3、弊社のソリューションを提案し、
4. To share our business cases/use cases.4、実例やユースケースをご紹介し、
5. and to finish with our conclusion.5、結論でまとめさせていただきます。)
・Moving on to slide 4.(スライド4ページを移動ください。)
・Please direct your attention to this point.(このポイントにご注目ください。)
・The key message to take away is that our solution does not only cut costs but also generate a new revenue source.(是非、ご理解いただきたいのは弊社の解決策はコスト削減だけではなく、新たな収益源になるという点です。)

いかがでしたでしょうか?
対面会議のコツについて詳しくお話をしてきました。

次回は目的別の勉強法の続きをお伝えしていきたいと思います。
どうぞお楽しみに。


第31回 即使えるビジネス英語攻略ー英文電子メール編

皆様、こんにちは。

いつもブログを読んでくださってありがとうございます。
前回はビジネス英語の実践編ということで電話会議を一つの目的として取り上げ、資料や参加者に関する情報を集めて入念に準備することが、攻略の近道であることをお話いたしました。

今回も目的別の勉強法の続きです。
電話会議よりも更に一番ニーズが多いと思う、電子メールでのやり取りを取り上げましょう。

電子メールはリスニングがないという意味で、ハードルは低いとは思いますが、慣れないと時間がとてもかかってしまいます。

さらに、一度誤解を招いてしまうと関係が悪くなる、平行線ですれ違い続けてしまうこともあります。

そういう意味で、いかに分かりやすく書いて行くかということが必要になりますので、その部分に焦点をあててお話していきます。

まずメールを書く際の注意事項から確認していきましょう。

英語で一から書く事に慣れてない方は日本語で下書きを書いてみましょう。

ですが、そのまま訳してしまうと前述のような誤解という問題に直面することがあります。

なぜならば、英語では結論から書くような構成になっているからです。

ということは、ざっくり言って日本語メールの文の構成の逆と考える必要があるということです。

そうでないと何が言いたいのかと相手をいらだたせてしまう可能性があります。

結論から書くと相手は時間が無い中でもメールをすぐに理解でき、対応をすぐしてもらう可能も高くなります。

知らない人に書く場合は、誰から紹介されたかという情報を先に書きましょう。

これは日本語でも同じですが、紹介者の名前を先に出すことで安心してもらえ、ちゃんと読んでもらえる可能性が高まります。

依頼メールの際にはできるだけ理由を具体的に書いてその依頼の結果がどう相手に影響するのかをプラス面とマイナス面を両方書きましょう。

すなわち、どうして欲しいかを先に書き、なぜならば、依頼を叶えてもらえれば、あなたにこういうメリットがあり、叶わないと、こういうデメリットがありますと書けば、相手は状況がすぐ理解することができるということです。

注意すべき点は相手が海外にいる場合は、日本の常識は説明せずに理解できるわけがない事実を理解することです。

そしてそれを説明していくことが必要であること。

日本語は主語や目的語が省略されることが多いので、翻訳する際にはできるだけ誰が何をどうしてどこでいつどうなるのかを明確にして書きましょう。

代名詞を使う際には、特に相手が混乱しないかを、書き終えた後に再確認しましょう。

日本語をベースにして翻訳する際には、日本語と同じように長い文のままでは分かりにくい場合は、一度簡単な日本語に直してから翻訳すると、一度ですっと理解してもらえる英語になりやすくなります。

ということは、まずは伝えたいことを箇条書きで列挙していきましょう。
その後に、順序を結論から理由の順番で並べ替え、一番伝えたいメッセージを簡単な日本語に直して、翻訳していいましょう。

翻訳した英語を相手の視点で読みましょう。

例えば、下記のような内容のメールを英語で書くという状況があったとしましょう。
@@@@@@@@
ジュディース・ライト様、

いつも大変お世話になっております。
XS社の小熊弥生と申します。
沖正様からご紹介いただき、メールさせていただきました。

現在、部品調達に関して問題があり、ご相談したくメールいたしました。
コスト削減をしなければならず、エンジン部分のある部品が候補にあがりました。
ただ、現在の取引先よりも良いところを見つけることができず、ライト様にご協力いただけないかと考えました。
もし近郊で当該部品を扱っている良い取引先をご存知であれば、ご紹介いただけないでしょうか?

当該部品について質問や更なる詳細が必要であればお知らせください。
どうぞ宜しくお願いいたします。

小熊弥生
XS社
電話番号:03-111-1111
電子メール:Yoguma@xs.com

というのがいつものメールの書き方だとします。このメールで伝えたい要点は以下のようになります。
・部品のコストを下げたい
・エンジン部品に候補がある
・問題の解決を助けてほしい
・候補の部品の良い業者を知っていれば教えてほしい


その後に順序を先ほど伝えたように、結論を先に変えます。

・まずは結論:問題の解決を助けてほしい
・理由:部品のコストを下げたい
・状況:エンジン部品に候補がある
・詳細:候補の部品の良い業者を知っていれば教えてほしい

後は、これを英語にしていきます。

・まずは結論:Please help me solve our problem.
・理由:We need to reduce parts costs.
・状況:An engine part may be good for that purpose.
・詳細:If you know any good suppliers, please let us know.

初心者はまずは上記の簡潔な表現で伝えてもわかってはもらえますから、上記をスタートとしても良いでしょう。

中級以上の方は、さらにもう少し丁寧になるように表現を加えていきます。

Dear Mr. Jadith Light,

I am Yayoi Oguma of Company XS and was referred to you by Mr. Tadashi Oki.
I heard from him that you might be able to help us out on an issue that we are facing in Japan.

The issue is to cut down on the costs for a part in an engine component.
I was wondering whether you knew of a good supplier for that part in your region.
If you do, would you be so kind to introduce that supplier to us?

Should you have questions or need more information about that part, please feel free to contact us via Email or at the following phone number.

Best regards,
Yayoi Oguma,
Company XS
Tel: +81-3-111-1111
E-mail:Yoguma@xs.com

なんとなく作業の流れが分かりましたか?

日本語で箇条書きにしていく作業は英語で考えることに慣れている人であれば、いきなり英語で始めても全く問題ありません。

さらに慣れれば、いきなり書き出せるようになりますので、それまではこういうプロセスを経ることで、段階的に上達していくことが可能になります。

さて、少し補足情報をお伝えしましょう。

日本語では「どうぞ宜しくお願いいたします。」で終わるのが一番良くあるパターンですが、英語では結びの言葉は上記の一番一般的なBest regardsに加えて様々なパターンがありますので、参考に紹介しておきます。

ビジネスの場でも使える表現
Regards,
Warm regards,
Kind regards,
Warmest regards,
Sincerely yours,

カジュアルな場面、プライベートな場面で使える表現
Cheers,
Thanks,
Chao,
Good things,

他にもやりとりを始めるといろんなパターンが出てくると思いますので、是非、相手の返信から学んでみてください。

結びの言葉のように英語でも丁寧な表現とカジュアルな表現とがあります。

これを間違えると相手に失礼になってしまい、顔が見えない相手とのやりとりの時にはできるだけ相手を尊重するような丁寧語を使って行きましょう。

丁寧語かどうかを見分けるヒントは長さにあります。
命令文が一番短く、丁寧さがなく、下にいけば行くほど長く、丁寧になります。
(もちろん言葉ですから人によって若干の感じ方、解釈の違いはあります。)

Do it. やれ
Please do it. やってください
Will you do it? やってくれる?
Can you do it? やれる?
Would you do it? やってもらえる?
Could you do it? やってもらえるかしら?
Could you please do it? どうぞやってもらえる?
Would you please do it? どうかやってもらえないか?
Could you please be kind to do it? なんとかどうぞやってもらえないか?
Would you please be kind to do it? なんとかどうぞやっていただけないか?

そうはいってもだんだんと何度もやり取りしていくうちに相手もくだけてくるでしょうから、その時には少しずつ合わせていくことで相手とのコミュニケーションの距離も縮めていくことができるでしょう。


英文でメールのやり取りをしていると、よく略語を見る場合があります。
いくつかよく使われるけれど、あまり学校や大学やTOEICなどの試験ではあまりチェックされない表現をお伝えしておきます。

ASAP:As soon as possible、早急に エイサップと読みます。
FYI:For your information、ご参考まで
COB:Close of business day、営業あるいは就業時間の終わり
AI: Action Item、宿題、作業内容
BTW: By the way、ところで
KPI: Key performance indicator、重要業績評価指標

いかがでしたでしょうか?

今回は電子メールの書くコツをお伝えいたしました。

次回は目的別の勉強法の続きをお伝えしていきたいと思います。
どうぞお楽しみに。


第30回 生きたビジネス英語攻略―電話会議編

皆様、こんにちは。

いつもブログを読んでくださってありがとうございます。
前回は隙間時間をどう発見して、活用するかを私の個人的な体験を元にお話させていただきました。

多くの方から大変具体的で参考になった、まだまだ使えるデッドスーペースならぬデッド時間があることがわかりましたなど、嬉しい感想をいただきました。

ありがとうございます。

さて、今回からは何回かにわけて、目的別の勉強法についてお話していきたいと思います。

私に寄せられる問い合わせから考えると、一番要望が高いのはビジネスですぐ使える実践力で、次に転職のための英語力、昇格のためのTOEICテストスコアアップ、旅行や趣味といった自分の人生楽しむための英会話、そして通訳になるための英語力と、だいたいこういう目的の人が多いようですので、それぞれどんな勉強法があるかを書いていきます。

今までも書いてきたとおり、目的だけじゃなくて、自分の性格・ライフスタイル・職業によっても勉強法は変えるべきだと私は考えているので、どうぞ読みながら自分の心の中の声に耳を傾けてみてください。

「これならできそう!楽しそう!効果有りそう!続けられそう!」というポジティブな心の声が聞こえてきたら、その勉強法は自分に合っているということなので、是非、前回発見した隙間時間で実践してくださいね。

それでは今回は、一番要望の多いビジネスの勉強法について書いていきます。
ここは通訳者としても一番お手伝いすることが多い分野なので、方法も自分の中で一番蓄積されています。

ビジネスの勉強法といっても、プロジェクトの管理だったり、契約交渉だったり、プレゼンテーション、交渉、電話会議なので使う表現も変わってきますから、今回は要望の多い電話会議のビジネス英語の攻略法をお話しましょう。

まず電話会議ですが、通訳者にとっても顔が見えない、言葉だけで伝える、かつ回線状態が悪いことも少なくなく、声が途切れる、通訳や海外から参加してるノンネーティブがいることを忘れて隠語や略語などを多用してしまう参加者が多いなど、いろいろやりにくいことが多いのも事実です。

そこで通訳である私がどう対策しているかをお伝えする事で、どう電話会議に備えたら良いか、すなわちどう電話会議で使われる英語を習得できるかを説明したいと思います。

電話会議の前にまず参加者人数、名前と肩書き、アジェンダ(議題)、目的、会議資料を確認します。そしてできるだけ前回の議事録をもらうようにしています。

参加人数と名前が分かれば、ネーティブとノンネーティブの比率が分かります。ネーティブばかりの時にはかなり早いペースで会話が進みますから、初めに自分の存在(私の場合であれば通訳として、皆さんの場合であればノンネーティブとして)を伝えておいた方が良いことが分かります。

名前と肩書きが分かれば、どういう視点で発言するか分かります。
例えば、プロジェクトマネージャーであれば、技術的な話よりもアクションアイテムと呼ばれる「宿題」を一覧にして、誰がいつまでに完了するのかを見ていますから、そういう発言が多くなります。

ディレクターなど管理職の方は、顧客会議であれば冒頭に一言挨拶するでしょうし、最後にその会社のやる気(Commitment)を伝えるでしょう。

議題(agenda)が分かれば、まさにその会議の中で出てくる論点が分かり、これでだいたいどういう話題になるのかがわかります。
製品の新発売に向けての広告戦略についてであれば、どういう媒体でどんな露出をしていくという計画を市場調査の結果を根拠として話すでしょう。

或は共同開発の契約の条件交渉ということであれば、一社が草案した契約書を見ながら、どこをどう変えてほしいかをもう一社が伝え、その意図を説明するという話になるので、目的はどちらかというと落としどころに近いイメージでしょう。

「前回で広告戦略は起用するモデルについて先方とは合意できなかったけれど、今回で合意することを目的としている。」

共同開発の契約条件交渉であれば、

「相手の変更内容の意図を理解して、自社の法務に説明できるようにすることが目的である。」

など、私の場合は、担当者の方が実際に考えている内容を会議が始まる前に口頭で確認しています。

これが分かれば、どういう方向に会議が向かって行くのかを理解することができるので、道に迷うことが無くなるのです。ナビで目的地が入ると現在地からルートを検索できるのと同じような感覚だと思います。

そして会議資料。これは顔の見えない電話会議では特に重要です。そしてこれが必要な英単語の宝庫になります。出来る限り事前に入手しましょう。今はフリーランスですから、通訳エージェントが入手してくれていますが、社内通訳や個人で仕事を受ける時には必ず前日には手に入るようにしておきます。

まずはざっと目を通します。分からない単語、表現にハイライトをつけます。
最後まで目に通したら、今度は単語を調べます。ここで調べた単語が今の自分が見つけなければならない単語になります。

TOEIC必須単語が参考書でも売ってますが、これがまさに皆さんにとってのビジネス必須単語になります。

辞書で調べてもピントこない時もあるでしょう。
例えば、私がつまづいた単語はmilestone, benchmarkなどです。

Milestoneは辞書では
- マイル標石
- 歴史・人生などの画期的な出来事、重要な時点
と書いてあります。

ちょっとこれでは分かりにくいですね。
そういう時には私はGoogle先生に聞いています。

Milestone+意味で検索します。
そうすると、
プロジェクトの重要な節目という最も適した訳語も意味も分かるようになります。

こうして作る単語帳は本当に自分に今に必要な生きたビジネス英語の単語帳になるでしょう。

議事録は過去の発言が書かれている場合がほとんどです。とすると、肩書きからどんな発言をするんだろうという予測の域を超えて、実際、どう発言しているのかを知ることができます。

今は黙読がほとんどですが、慣れてなかった頃は音読をしていました。そうすると単語レベルでのインプットではなくて、表現自体を自分にインストールすることができるので、とても有効な勉強法です。

今でも自分が不慣れな分野の通訳をする時には事前に口で覚える、耳で覚えるために音読をしています。

ここまでが事前準備で、これがそのまま電話会議用の英語マスター法になるでしょう。

またグーグルで"conference call tips"と入力して検索するといろいろ電話会議でのエチケットが出てきますから、これを音読していっても沢山使える表現を学びながら、電話会議で暗黙の了解となっていることを学ぶこともできます。
http://www.fullcirc.com/community/telephonefacilitation.htm

電話会議ならではの表現については、とっさの場合にすぐ出てくるように頭の中でシミュレーションしてみることをお薦めします。

一般的な流れとしては、電話をつないでから、参加者の確認、資料の確認、アジェンダの確認、そしてプレゼン、質疑応答、課題の整理、次の行動・会議の設定という場合が多いようです。

よく使われる表現は下記のようなものがあります。
これは議事録には出てきませんが、電話会議では多用できますからどうぞ活用ください。

Who is on the call?(今参加中の方はどなたですか?)
Who just joined?(今参加したのは誰ですか?)
This is Oguma speaking.(小熊です。)
Can you hear me?(私の声聞こえてますか?)
Can you repeat what you just said?(今の発言繰り返してもらえますか?)
Sorry but your voice is breaking up.(すみません、声が途切れてました。)
Say that again?(もう一度お願いします。)
Does that make sense to you?(今ので分かりました?)

電話会議中はまったなしですから、上記のように多用する表現、そして自分の発言内容を筋トレのように繰り返して練習し、瞬発力を高めておくと良いです。

中級以上の方へのアドバイスとしては、同じ言い回しを頻繁に繰り返すと、レベルが低く見えますので、必要な表現を他の参加者の違う言い方をメモしておき、次回以降すぐ自分が言えるようにしておくと良いでしょう。

いかがでしたでしょうか?

今回は通訳の準備方法を元に、すぐに実践でき、かつ一番自分に必要な単語や表現を身につける方法をお伝えいたしました。

次回もまた目的別の勉強法をお伝えしていきたいと思います。
どうぞお楽しみに。




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プロフィール

小熊弥生

小熊 弥生さん
同時通訳者。ビジネスシーンを中心に活躍し、数百億円規模の商談に多数関わってきた。アンソニー・ロビンズ(世界的ベストセラー作家)やノーベル物理学賞受賞者の来日講演、F1ドライバー(ヤルノ・トゥルーリー)の取材、アメリカ最大のプロレス団体WWEの来日記者会見など、数々のイベントでも通訳をつとめる。 短大入学時点では、英語力は平均以下だった(英検四級、TOEIC280点)。それが独自の勉強法を駆使した結果、3年後には通訳デビューを果たす。フジテレビ番組『世界衝撃映像社』に、「通訳」としてレギュラー出演。
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