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Nuts and bolts of legal translation

第10回「議事録 Minutes 2」 


前回に引き続き、今回は株主総会の議事録に注目したいと思います。

会社法には株主総会の議事録について、以下のとおり記載されてます。:

(議事録)
第三百十八条 株主総会の議事については、法務省令で定めるところにより、議事録を作成しなければならない。
2 株式会社は、株主総会の日から十年間、前項の議事録をその本店に備え置かなければならない。
3 株式会社は、株主総会の日から五年間、第一項の議事録の写しをその支店に備え置かなければならない。ただし、当該議事録が電磁的記録をもって作成されている場合であって、支店における次項第二号に掲げる請求に応じることを可能とするための措置として法務省令で定めるものをとっているときは、この限りでない。
4 株主及び債権者は、株式会社の営業時間内は、いつでも、次に掲げる請求をすることができる。
一 第一項の議事録が書面をもって作成されているときは、当該書面又は当該書面の写しの閲覧又は謄写の請求
二 第一項の議事録が電磁的記録をもって作成されているときは、当該電磁的記録に記録された事項を法務省令で定める方法により表示したものの閲覧又は謄写の請求
5 株式会社の親会社社員は、その権利を行使するため必要があるときは、裁判所の許可を得て、第一項の議事録について前項各号に掲げる請求をすることができる。

株主総会の議事録によくある内容は
● 日時・場所・出席方法
● 議事の経過の要領、およびその結果
● 意見、発言内容の概要
● 出席した取締役、監査役などの氏名または名称
● 議長の氏名
● 議事録を作成する取締役の氏名
です。


ところで、株主総会を開催する前に、招集通知が作成されます。
招集通知の主な内容は:

●株主総会の開催日時
●株主総会の開催場所
●議題(会議の目的事項)
●書面投票を採用するときはその旨
●電子投票を採用するときはその旨
●その他法務省令で定める事項
取締役会を置かない会社は、議題の記載をしなくても良です。


さて、招集通知の見本とその英訳を見てみましょう。
http://www.proportal.jp/links/syousyuu.htm

株主 各位

平成 年 月 日
株式会社 ΟОΟО
代表取締役社長 ΟО ОΟ 印
電話***-****-****

第Ο回定時株主総会招集のご通知


弊社第Ο回定時株主総会を下記のとおり開催いたしますことをここにご通知いたします。ご出席いただけますようお願い申し上げます。
なお、本議案中には、定足数の出席を要とする議案がございますので、当日ご欠席の場合は、お手数ながら同封の委任状に必要事項をご記入、押印の上、ご返送くださいますようお願い申し上げます。

敬 具

 1.Ο月Ο日(Ο) 午前Ο時より
 2.場 所 ΟΟホテル 会議室
 3.議 案 
    第1号議案 第Ο期営業報告書の件
    第2号議案 中長期経営方針の件
    第3号議案 取締役任期満了による重任の件

以 上


To All Shareholders
DATE
ΟОΟО Co., Ltd.
Representative Director, President ΟО ОΟ
Telephone ***-****-****

Notice of Convening the X Annual General Meeting of Shareholders


You are hereby invited to attend the X Annual General Meeting of Shareholders which shall take place as stated below.
The agenda includes items which require the presence of a quorum of shareholders and thus if you are unable to attend we ask that you fill in the necessary details on the enclosed "Power of Attorney" and return it to us.

Details

 1. DATE 09:00 MONTH XX, 20XX (XXday)
 2. Venue Meeting Room, XX Hotel
 3. Agenda

 Agenda Item 1 Business report for the X term
 Agenda Item 2 Medium to long term managerial policy
 Agenda Item 3 Reappointment of directors

END

続きまして、総会の議事録の見本とその英訳を見てみましょう。
http://gijiroku.kokuranet.com/page011.html

X定時株主総会議事録

1.日時 平成○○年○○月○○日 午前○○時○○分から午前○○時○○分
2.場所 ○○
3.出席者
   発行済株式総数 ○○○○株
   当会社の株主総数 ○○名
   総株主の議決権の数 ○○○○個
   出席した株主の数(委任状による出席を含む) ○○名
   出席株主の議決権の数 ○○○○個
4.議長 代表取締役 XX XX
5.出席役員
   取締役 XX XX  同 XX XX  同 XX XX
   監査役 XX XX
6.議事の経過の要領及びその結果
 定刻、代表取締役 XX XXは、議長席に着き、開会を宣し、上記のとおり定足数に足る株主の出席があったので、本総会は適法に成立した旨を述べ、直ちに議案の審議に入った。

第1号議案 計算書類承認及び事業報告の件
議長は、当期(自平成○○年○○月○○日至平成○○年○○月○○日)における事業報告について、その内容を詳細報告し、下記の計算書類を提出して、その承認を求めた。

 1.貸借対照表 2.損益計算書 3.株主資本等変動計算書 4.個別注記表

次いで、監査役XX XXは、上記書類を綿密に調査したところ、いずれも正確かつ適正であることを認めた旨を報告した。総会は別段の異議なく、これを承認した。よって議長は、第1号議案は承認可決された旨を宣した。

第2号議案 ・・・の件
議長は、・・・旨を述べ、・・・つきその可否を議場にはかったところ、満場一致をもってこれを承認可決した。

・・・

以上をもって本日の議事が終了したので、議長は閉会を宣した。

7.議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名  XX XX

 以上の決議を明確にするため、議長および出席取締役がこれに記名押印する。

平成○○年○○月○○日
株式会社XX 株主総会

議長・代表取締役
XX XX

出席取締役
XX XX

出席取締役
XX XX
     

Minutes of the X Annual Meeting of Shareholders

1. Date MONTH XX, 20XX 09:00 - 10:00
2.Venue ○○
3.Attendees
   Total number of issued shares:
   Total number of shareholders:
   Total number of shareholder voting rights:
   Number of shareholders in attendance (including attendance by proxy):
   Number of voting rights of shareholders in attendance:
4.Chairman Representative Director:
5.Directors and auditors in attendance
Directors: XX XX, XX XX, XX XX
Auditors: XX XX

6.Summary and Outcome of Proceedings
At the appointed time representative director XX XX assumed the chair and declared the meeting open. The Chairman explained that, as stated above, the number of shareholders in attendance fulfilled the necessary quorum and thus the meeting was duly established and the Chairman immediately proceeded with the agenda.


Agenda Item 1 Approval of Financial Documents and Business Reports
The chairman gave a detailed report on the details of the business report for the term (from DATE to DATE), and submitted the following financial documents and requested approval for such documents.

1. Balance Sheet
2. Statement of Profit and Loss
3. Statement of Changes in Net Assets
4. Individual Notes

Auditor XX XX reported that upon careful investigation of the above statement documents, all documents were deemed to be accurate and appropriate. There being no particular objections, the meeting approved the documents and the Chairman declared that agenda item 1 approved and passed.

Agenda Item 2 XXX
The chairman explained that XXX and upon consulting with the floor approval was given with a unanimous vote.

・・・

Having completed the day's agenda as stated above, the chairman declared the meeting closed.

7.Director responsible for preparing minutes XX XX

In order to clarify the above resolutions, these minutes have been prepared and signed and sealed by the chairman and directors in attendance.

DATE
XX Co., Ltd. Annual Meeting of Shareholders

Chairman and Representative Director XX XX

Director in Attendance XX XX

Director in Attendance XX XX


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プロフィール

エベースト・キャシー

エベースト・キャシーさん:Cathy Eberst
イギリス出身。シェフィールド大学で日本語と経営学を専攻した後、1998年JETプログラム(国際交流員)で来日。大分県で3年間国際交流員の仕事をしたのち、石垣島へ。2001年フリーランス翻訳業開始。5年間の石垣島生活ののちに大阪滞在、1年間の香港滞在を経て、現在大阪市在住。2009年にオリアン株式会社を設立して、特に契約書など法律関係の文書を得意としています。