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Nuts and bolts of legal translation

第9回「議事録 Minutes」


議事録はIR分野ではないのかと思われるかもしれませんが、法律で義務づけられている文書ということですので、議事録はリーガル分野でもあるとも判断出来ます。会社法や他の法令には議事録が詳しく定められています。

会社法では議事録に関する条は以下の通りです。
創立総会の場合: 第81条
第八十一条 創立総会の議事については、法務省令で定めるところにより、議事録を作成しなければならない。
株主総会の場合:第318条
第三百十八条 株主総会の議事については、法務省令で定めるところにより、議事録を作成しなければならない。
取締役会の場合:第371条
第三百七十一条 取締役会設置会社は、取締役会の日(前条の規定により取締役会の決議があったものとみなされた日を含む。)から十年間、第三百六十九条第三項の議事録又は前条の意思表示を記載し、若しくは記録した書面若しくは電磁的記録(以下この条において「議事録等」という。)をその本店に備え置かなければならない。
監査役会の場合:第394条
第三百九十四条 監査役会設置会社は、監査役会の日から十年間、前条第二項の議事録をその本店に備え置かなければならない。
委員会の場合:第413条
第四百十三条 委員会設置会社は、委員会の日から十年間、前条第三項の議事録をその本店に備え置かなければならない。
債権者集会の場合:第561条
第五百六十一条 債権者集会の議事については、招集者は、法務省令で定めるところにより、議事録を作成しなければならない。

そこで今回は取締役会の議事録に注目したいと思います。

まず、議事録とは会議に参加した人が作成します。そして、ミーティングの討議内容などを細かく記すものではなく、必要な事項だけを簡潔にまとめるものです。そのため、一目で要点が分かるように箇条書きの場合が多く、会議の参加者でなければとても分かりづらい文書になってしまいます。主に社内用の文書ですので、会議に参加されなかった方が読んでもピンと来ない場合があります。詳細に書かなくても良いということがありますし。

そのため、会社の事情を知らないと、どうしても意味が見えてこないときもあります。完成度によってメモに過ぎない場合もあり、それを訳する側にとって重要な情報(名詞など)が文書にはない場合もあります。

ですので、理想として会議に参加した人が議事録を英訳するのが一番ですが、現実的なパターンではありませんので、社内の事情をよく知っている人が英訳するのが一番良いでしょう。内容が機密情報でもありますので、社内で翻訳するのも理想かもしれませんね。

しかしながら、現実的には翻訳が外注されている場合が多くあります。

ですので、議事録を訳する前に、
まず

法律では議事録について何が定められているのか、議事録に何が含まれているのか

を知っておいた方が良いでしょう。

議事録についての決まりを分かった上で訳すと「なぜこんなことが書いてあるのか」など、いろいろなことが見えてくると思います。
会社法には取締役会の議事録について以下のように記されてます。:

(取締役会の決議)
(Resolution of Board of Directors Meetings)
第三百六十九条
・・・
3 取締役会の議事については、法務省令で定めるところにより、議事録を作成し、議事録が書面をもって作成されているときは、出席した取締役及び監査役は、これに署名し、又は記名押印しなければならない。
4 前項の議事録が電磁的記録をもって作成されている場合における当該電磁的記録に記録された事項については、法務省令で定める署名又は記名押印に代わる措置をとらなければならない。
5 取締役会の決議に参加した取締役であって第三項の議事録に異議をとどめないものは、その決議に賛成したものと推定する。

(議事録等)
(Minutes)
第三百七十一条 取締役会設置会社は、取締役会の日(前条の規定により取締役会の決議があったものとみなされた日を含む。)から十年間、第三百六十九条第三項の議事録又は前条の意思表示を記載し、若しくは記録した書面若しくは電磁的記録(以下この条において「議事録等」という。)をその本店に備え置かなければならない。
2 株主は、その権利を行使するため必要があるときは、株式会社の営業時間内は、いつでも、次に掲げる請求をすることができる。
一 前項の議事録等が書面をもって作成されているときは、当該書面の閲覧又は謄写の請求
二 前項の議事録等が電磁的記録をもって作成されているときは、当該電磁的記録に記録された事項を法務省令で定める方法により表示したものの閲覧又は謄写の請求
3 監査役設置会社又は委員会設置会社における前項の規定の適用については、同項中「株式会社の営業時間内は、いつでも」とあるのは、「裁判所の許可を得て」とする。
4 取締役会設置会社の債権者は、役員又は執行役の責任を追及するため必要があるときは、裁判所の許可を得て、当該取締役会設置会社の議事録等について第二項各号に掲げる請求をすることができる。
5 前項の規定は、取締役会設置会社の親会社社員がその権利を行使するため必要があるときについて準用する。
6 裁判所は、第三項において読み替えて適用する第二項各号に掲げる請求又は第四項(前項において準用する場合を含む。以下この項において同じ。)の請求に係る閲覧又は謄写をすることにより、当該取締役会設置会社又はその親会社若しくは子会社に著しい損害を及ぼすおそれがあると認めるときは、第三項において読み替えて適用する第二項の許可又は第四項の許可をすることができない。

そして、議事録を翻訳する前に、当該の企業を調べるべきだと思います。
過去の議事録を参考資料として頼んでみたり、当該の会社のウェブサイトに目を通したり、または過去のIR資料を読む等、できるだけの準備をしておくべきだと思います。
当該の会社の事情・用語などなどを少しでも理解できたら、議事録の内容が分かりやすくなると思います。

議事録は内容がある程度決まっています。

取締役会の議事録によくある内容は
日時・場所・出席方法
議事の経過の要領およびその結果
意見、発言内容の概要
出席した取締役、監査役などなどの氏名または名称
議長の氏名
議事録を作成する取締役の氏名


さって、取締役会の議事録の見本とその英訳を見てみましょう。

見本はこちらのサイトにベースされました。

取締役会議事録

平成X年X月X日(X曜日)午前X時X分より当会社本店会議室において取締役会を開催した。
  取締役の総数 X名  出席取締役の数 X名
  監査役の総数 X名  出席監査役の数 X名

以上のとおり出席があったので、本取締役会は適法に成立した。代表取締役XXXXが議長となり、定刻に開会を宣し、直ちに議案の審議に入った。

第1議案
議長は、・・・について説明した。その後、出席取締役の間で議論がなされ、全会一致で本件を可決した。

第2議案
議長は、・・・旨を述べ、その可否を議事にはかったところ、全会一致で承認を可決した。

以上をもって本取締役会の議案を終了したので、議長は閉会を宣し、午前X時X分に散会した。

上記の決議を明確にするため、本議事録を作成し、議長および出席取締役(、監査役)がこれに記名捺印する。

平成X年X月X日

株式会社XXXX取締役会

議長  代表取締役社長 XX  XX 印
     取締役    XX  XX 印
     取締役    XX  XX 印
     取締役    XX  XX 印
     監査役    XX  XX 印

Minutes of Meeting of the Board of Directors

A meeting of the board of directors was held in the meeting room at the head offices of the Company from XX:XX on MONTH XX, 20XX (day of week).

Total number of directors: X Number of directors in attendance: X
Total number of auditors: X Number of auditors in attendance: X

Representative director and president XX XX was appointed chairman, and declared the meeting open at the appointed time, and immediately proceeded with the agenda.


Agenda Item 1
The chairman explained XXX. The directors discussed the matter and the item was passed with a unanimous vote.

Agenda Item 2
The chairman explained that XXX and upon consulting with the floor approval was given with a unanimous vote.

Having completed all agenda items for this meeting of the board of directors, the chairman declared the meeting closed, and dissolved the meeting at XX:XX.


In order to certify the above resolutions, these minutes have been prepared and the chairman and all directors present (auditors) have signed their names and affixed their seals hereto.

Date:

Board of Directors, XXXX Co., Ltd.

Chairman Representative Director and President
XX  XX SEAL
      Director XX  XX SEAL
      Director XX  XX SEAL
      Director XX  XX SEAL
      Auditor XX  XX SEAL


最後ですが、議事録の内容が分かりかねる場合は質問しましょう!

次回は株主総会に注目したいと思います。


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プロフィール

エベースト・キャシー

エベースト・キャシーさん:Cathy Eberst
イギリス出身。シェフィールド大学で日本語と経営学を専攻した後、1998年JETプログラム(国際交流員)で来日。大分県で3年間国際交流員の仕事をしたのち、石垣島へ。2001年フリーランス翻訳業開始。5年間の石垣島生活ののちに大阪滞在、1年間の香港滞在を経て、現在大阪市在住。2009年にオリアン株式会社を設立して、特に契約書など法律関係の文書を得意としています。